Organiser pour mieux profiter

A tous les adeptes de Marie Kondo, du pliage de vêtement en quatre, des valises organisées et divisées en section ou bien encore aux âmes égarées qui ne savent pas par où commencer pour optimiser leur temps, cet article est fait pour vous ! En tant que baronne de l’organisation, vice-présidente du multitâche et incarnation humaine de la gestion de projet, je suis passée par tous les profils types de l’organisation.

Pendant longtemps j’ai été cette personne qui cachait le bordel de sa chambre dans tous les espaces libres (je sais, difficile à croire …) avant de découvrir les secrets de l’optimisation afin de jongler entre ma vie, celle des autres, mes études, mes métiers à temps partiel pour payer mes études, la distance et le temps ; le tout avec une valise quasi constante dans le coffre. J’ai aussi été cette personne dans l’excès, qui organisait ses journées au quart d’heure près pour combler un manque de confiance en soi et répondre à cette injonction sociale de « Sois parfaite ».

Je sais que pour beaucoup le mot « organisation » est à lui seul source d’angoisse et parfois même synonyme de rigidité. Pourtant, c’est tout le contraire. Évidemment, c’est comme tout, il faut trouver un juste milieu. Mais avec le recul et les années (la sagesse de la trentaine), je peux dire avec certitude que le fait d’être organisée m’a apporté (et m’apporte toujours) une chose essentielle : la liberté. Et ça, ça n’a pas de prix.

Alors, afin de partager mon savoir à ceux qui souhaiteraient s’aventurer sur les sentiers sinueux de la gestion de son quotidien, voici

4 conseils d’organisation qui vous faciliteront la vie

#1 – Programmer des rappels

Cela peut paraître bête dis comme cela, mais c’est une véritable source de soulagement mental, surtout pour les personnes qui ont du mal à se souvenir ou celles qui souhaiteraient prendre de nouvelles habitudes. Tous les téléphones portables ont une application de rappel déjà installée et de nouvelles plus ou moins sophistiquées comme Taskeet, Trello ou Todoist ont vu le jour.

Peu importe celle que vous choisirez, elle vous permettra de programmer à l’avance les choses récurrentes que vous voulez faire (aller à la salle de sport, méditer, écouter un Podcast, lire pendant une heure, etc.) ou que vous ne pas voulez pas oublier (anniversaire, soirée entre amis, vidéo YouTube à regarder, etc.).

Vous pourrez de la fréquence, de la durée, mettre en place des alarmes, placer chaque action dans des listes particulières (auxquelles vous pourrez ajouter icône, couleur et mieux encore) mais également customiser la répétition (tous les deux jours, cinq jours, toutes les deux semaines, etc.). Vous pourrez aussi les trier par ordre d’importance, et adapter votre écran d’accueil pour faire uniquement ce que vous souhaiter voir apparaitre (les tâches du jour, les actions qui vont sont assignées si vous partagez une liste, toutes les actions, etc.).

Bref, pour ceux qui détestent faire des ratures sur leur To Do List papiers, qui veulent pouvoir avoir leur(s) liste(s) à disposition rapidement et facilement et pour les plus audacieux de l’organisation qui travaillent à plusieurs, c’est la solution idéale : pratique, simple et efficace.

Le petit truc en plus : vous pourrez même créer des listes de rappels partagés avec votre cher/chère et tendre, pour être sûr que rien ne lui échappe (fini les excuses de « oh mince j’ai oublié ! »).

#2 – Bloquer du temps dans son agenda

Je l’avais déjà évoqué succinctement dans mon premier article de l’année « Objectif 2022 : Be happy no matter what » (cliquez ici) en expliquant la nécessité de se bloquer une heure de son temps dans son agenda pour la pause déjeuner. C’est le minimum syndical pour tout apprenti de l’organisation (avec bien entendu la capacité de faire des to do list et de ne pas finir ses journées au milieu de la nuit). Pour passer au niveau supérieur, il vous faudra être capable, en plus de cette pause repas, de bloquer du temps en avance dans votre planning journalier pour deux choses :

Niveau 1 – Bloquer du temps avant le début de votre journée pour ne pas travailler (et donc faire autre chose). Cela peut vous paraître bizarre mais pourtant cela fait toute la différence d’avoir au moins 30 minutes de libre avant de démarrer sa journée. Et par « libre » j’entends évidemment que vous êtes déjà prêt(e)s et que ce moment est entièrement consacré à des choses que vous aimez faire ou qui vous font du bien : méditer, aller promener votre chien, lire un peu votre livre ou le journal, regarder un épisode de série. Bref ce que vous voulez.

Niveau 2 – Bloquer en avance du temps dans votre agenda pour travailler sur des projets. Ce qui veut dire que vous apparaissez occupé pour toute personne qui essayerait de vous envoyer une invitation pour une réunion. Un peu radical pour certains, mais bien plus salvateur pour l’intéressé(e) en réalité. Car cela démontrera déjà que vous êtes capables d’anticiper le temps dont vous aurez besoin pour travailler sur une tâche, mais également votre adaptabilité. En prévoyant à l’avance votre agenda de travail, vous serez moins stressé à l’idée de modifier ce dernier en cas d’urgence ou de réunion inopinée. C’est un vrai gain de temps, mais surtout de tranquillité d’esprit.

Cela peut vous paraître un peu enfantin mais combien d’entre nous en télétravail ce sont laissé(e)s emporter par la routine « dodo – boulot – dodo » depuis que notre chère amie la COVID-19 à décider d’instaurer sa dictature? La distance entre la chambre, la cuisine et la table du salon étant considérablement réduite, qui n’a jamais eu la mauvaise habitude de se dire « oh je peux finir cela maintenant comme ça s’est fait » ou de regarder ses e-mails passé le dîner ? Alors même si travailler de chez soi à ses avantages, cela a aussi ses inconvénients et tout futur maître de l’organisation se doit d’être capable de fixer des (ses) limites pour continuer à profiter pleinement de sa vie (et ne pas finir en burn-out).

Evidemment cela n’est pas toujours possible selon le métier que l’on exerce ou sa vie de famille mais très vrai pour les métiers du tertiaire et surtout pour les personnes qui travaillent de chez elles. Je n’ai également pas d’enfants, même si avoir un chien n’est pas de tout repos et demande énormément de temps à consacrer à ce petit être (seuls les vrai(e)s savent #dogmum). L’idée principale ici est de réduire cette charge mentale de l’imprévu et de s’assurer que vous avez du temps pour vous.

#3 – Se limiter à un nombre d’activités par semaine

Attention, lorsque j’écris « se limiter », cela ne veut pas dire que si vous voulez en faire plus vous serez puni par les flammes de l’Enfer ! C’est avant tout pour renverser la manière de voir les choses afin de remplacer la formule négative « je n’ai pas réussi à faire tout cela » par une note positive disant « j’ai au moins fait cela ». Cela vise à réduire la charge mentale associée au besoin naturel de l’être humain de cocher les cases de choses accomplies pour se sentir exister.

Je m’explique : pour beaucoup de personnes (malheureusement, et ce n’est que mon point de vue) avoir une vie bien remplie signifie avoir fait (ou être capable de dé-montrer que l’on a fait) beaucoup de choses dans un temps assez court. Certaines personnes vivent et vivront toute leur vie très bien avec ce système à 100km/h, tandis que d’autres vivront pleinement le moment présent, ne planifiant rien à l’avance et organisant leur journée à la dernière minute. Mais pour le commun des mortels, ce n’est pas le cas.

Alors afin de s’offrir un peu de sérénité d’esprit, accordez-vous un nombre minimum d’activités “autres” à réaliser dans la semaine (en dehors de votre travail et de la vie au sein de votre foyer), comme un restaurant, un cinéma, une sortie entre ami(e)s, une balade en forêt, un repas en famille, etc. Et bien entendu ce chiffre peut correspondre à une seule activité.

La raison de ce nombre minimum est tout d’abord de vous faire prendre conscience que vous faites déjà beaucoup de choses, mais aussi que vous avez besoin de temps de repos. Vous ne pouvez pas faire tous les soirs quelque chose, avoir des week-ends chargés comme jamais et avoir une santé (surtout mentale) qui tiendra la route sur le long terme (et croyez moi je sais de quoi je parle).

Donc on a un peu de compassion pour soi-même et on arrête de vouloir faire plaisir aux autres, au détriment de sa propre personne et de son propre bien-être. Dès lors, si votre nombre minimal d’activités “autres” est atteint, cela veut dire que vous aurez déjà accompli plein de choses dans cette semaine, et que vous pourrez être fier/fière de vous ! N’ayez pas peur de dire non, de proposer une nouvelle date si vous en ressentez le besoin pour toute nouvelle activité que l’on vous proposera.

Pour ma part, je pense que pour débuter, se limiter à trois activités par semaine est un bon chiffre. Cela vous permet d’avoir du temps pour vaquer à votre vie de famille (même avec un chien, il y a toujours du ménage, des lessives, des courses et de la vie en général dans la maison), de prendre du temps pour vous, tout en profitant. Vous ressentirez moins ce sentiment « d’obligation de ». Après, libre à chacun de faire comme il/elle l’entend.

#4 – Ranger ses affaires

C’est d’une évidence folle que j’ai l’impression d’entendre mes parents m’hurler dans les oreilles lorsque j’étais adolescente, mais bon sang qu’est ce que c’est vrai ! Ranger ses affaires est essentiel pour avoir un impact positif sur sa vie. Attention (nouveau disclaimer), je ne dis pas que les personnes qui vivent dans des environnements désorganisés ou organisés différemment sont à questionner, simplement qu’un univers organisé apporterait moins de contrariété et réduirait, de ce fait, cette fameuse charge mentale qui pèse un peu sur chacun d’entre nous.

Et non, la technique de « je fous tout dans le placard et je ferme la porte » ne fonctionne pas (après plusieurs années d’expérience, je le confirme). C’est d’ailleurs l’une des premières règles du Feng Shui ! Pour avoir un intérieur où le bien-être et l’apaisement circulent en harmonie, il faut un intérieur rangé et peu encombré. Alors évidemment, l’idée n’est pas de vivre dans un musée toute la journée, car un foyer cela vit, mais simplement de s’assurer que cet intérieur retrouve une certaine sérénité à un moment de la journée.

Certaines personnes vont préférer ranger leurs affaires en fin de journée, une fois tout le monde couché, ou bien au contraire au petit matin avant de démarrer, comme lorsque l’on fait son lit. Peu importe ce que vous choisissez, du moment que cela vous convient. Et soyons honnêtes : on aime tous/toutes rentrés dans une pièce bien rangée.

Et vous, quels sont vos petits secrets d’organisation ?